۱۰ روش بهبود بهره وری کارکنان

efficiency

۱۰ روش بهبود بهره وری در کارکنان

طبق دیدگاه بیشترین استفاده از روشنایی روز (Daylight saving time) و صرفه جویی زمان ، شاید بتوان راه های متفاوتی برای صرفه جویی زمان کارکنانی که این روزها بیش از ۴۰ ساعت در هفته در محل کار خود حاضر هستند پیشنهاد کرد.

بنابر این نگرش افزایش زمان حضور در محل کار الزاما نمی تواند منجربه بهبود بهره وری ترجمه شود.

ما در دنباله ۱۰ روش بهبود بهره وری کارکنان را توصیه می کنیم و باور داریم در صورتیکه آنها را بکار گیرید تغییرات قابل توجهی در بهره وری کارکنان خود مشاهده خواهید کرد.

  1. از محول کردن وظایف نترسید!

ظاهرا این توصیه کاملا واضح است اما مسئله این است که در عمل اجرای آن مشکل می شود. کاملا مشخص است که احساس شما به کسب و کارتان مانند احساستان به فرزندتان است، پس همواره تمایل دارید که مستقیما در هر مسئله ای دخالت داشته باشید. در حالی که با اولیت بندی وظایف و محول کردن آن به افراد دارای صلاحیت و اعتماد به آنها در انجام وظایف ،هم فرصتی فراهم می کنید تا کارکنانتان مهارت بیشتری بدست آورند و هم تجربه بیشتری کسب کنند که در نهایت به سود شرکت باشد. حال با صرفه جویی در زمانتان فرصت بیشتری برای برنامه ریزی کارهای آینده خواهید داشت.

  1. وظایف را با مهارت ها منطبق کنید.

شناسایی مهارت ها و روانشناسی کارکنان فاکتور اساسی برای بهبود بهره وری می باشد. برای مثال یک شخص برونگرا، خلاق با تفکر غیر قالبی قطعا شخص مناسبی برای روبرویی با مشتریان میباشد. از کارکنان خود بخواهید تمام تلاششان را در انجام وظیفه بکار گیرند و پیش از محول کردن وظیفه به آنها از خود بپرسید آیا او بهترین شخص برای انجام این کار می باشد یا خیر و در صورتیکه جواب نه بود، شخص مناسب را پیدا کنید.

  1. ارتباط موثر

هر مدیری می داند که ارتباطات، کلید نیروی کار مولد است. تکنولوژی به ما این فرصت را داده است که با یکدیگر تنها با یک کلیک (بخوانیم لمس) تماس برقرار کنیم. این موضوع نشان می دهد روش های ارتباطی فعلی تا حد امکان موثر می باشند. مطالعات مکنزی نشان می داد که خواندن ایمیل ۲۸% از وقت کارکنان را به خود اختصاص می دهد. در واقع نشان داد که ایمیل در جایگاه دوم صرف زمان فعالیت کارکنان قرار دارد.  بجای اتکای صرف به ایمیل ، از ابزارهای شبکه های اجتماعی که برای ارتباط سریعتر ایجاد شده اند استفاده کنید. کارکنان خود را تشویق کنید تا از فرم های متنوع برای تماس استفاده کنند. یک مکالمه صوتی آنلاین یا آفلاین می تواند به حل یک موضوع که ممکن است از طریق ایمیل ساعت ها به طول انجامد کمک کند.

  1. اهداف را واضح و متمرکز نگه دارید

انتظار نداشته باشید که کارکنانتان موثر باشند هنگامی که هدفی برای آنها مشخص نکرده اید. در صورتیکه هدف به صورت شفاف تعریف نشود و قابل دستیابی نباشد، کارکنان شما سازنده نخواهد بود. پس مطمئن شوید که اهداف به قدر کافی روشن و شفاف هستند. به آنها بگویید که دقیقا چه انتظاری از آنها دارید و به آنها بگویید که دقیقا کار آنها چه تاثیری خواهد داشت.

یک راه برای اینکار این است که کاملا مطمئن شوید که اهدافتان هوشمند، ویژه، قابل اندازه، قابل دستیابی ، واقعی، و دارای زمانبندی می باشد. پیش از محول کردن وظیفه به کارمند از خود بپرسید که همه نیازمندی های لازم را در نظر گرفته اید؟ اگر نه، از خود سوال کنید چطور وظیفه را اصلاح کنم تا کارمند متمرکز و موثر باشد.

  1. انگیزه دادن به کارکنان

یکی از بهترین راه های تشویق کارکنان برای بهره وری بالاتر این است که دلیلی برای انجام کار داشته باشند. تشخیص اینکه کارکنان وظایف خود را بخوبی انجام می دهند به آنها احساس قدردانی و تشویق می دهد تا سازنده تر عمل کنند. هنگامی که تصمیم دارید چطور به کارکنان موثر پاداش دهید ، مطمئن شوید که از آنها با توجه به نیازها و ویژگی هایشان قدردانی شوند. برای مثال: کارمندی ترجیح می دهد در جمع از او قدردانی شود و کارمندی دیگر ترجیح می دهد به صورت خصوصی از او تشکر شود. به علاوه کلمات ساده ای برای قدرشناسی ، شما می توانید روش های انگیزشی دیگری را امتحان کنید که در زیر آمده است:

  • PTO: بجای جایزه یا ارتقاء می توانید به آنها پیشنهاد مرخصی تشویقی دهید.
  • آنها را به وعده بیرون شرکت دعوت کنید: می توانید آنها را برای ناهار یا شام دعوت کنید. شاید حتی اجازه دهید محل کار را پیش از موعد زمانی ترک کنند.
  • ارسال یک یادداشت دست نویس: ارسال یک یادداشت دست نویس به آنها نشان می دهد که شما قدردان زحماتشان بوده اید و برای تشکر از آنها زمان گذاشته اید تا یادداشتی را بنویسید.
  • کوپن شنبه های تنبل : گزینه دیگر استفاده از انتخاب شنبه های تنبل می باشد که به آنها اجازه می دهید صبح شنبه ها دیرتر سر کار حاضر شوند.
  • رییستان را در جریان بگذارید: هنگامی که برای اعضای تیم تشکرنامه ای ارسال می کنید ، رییستان را نیز در ایمیل قرار دهید تا مطلع شود.
  • اجرای برنامه سلامت محور در محیط کار می تواند از روزهای بیماری و غیبت کارکنان بکاهد.
  1. کارهای بیهوده را حذف کنید

در صورت امکان تلاش کنید وظایف کوچک و غیر ضروری را حذف نمایید تا جلوی تمرکز کارکنانتان به اهداف بزرگتر را نگیرد. نگاهی به برنامه روزانه تیم خود بیاندازید و ببینید با حذف چه فعالیت هایی زمان و تمرکز بیشتری برای کارهای با اولیت بالاتر می توانید ایجاد کنید. برای مثال: اگر کارکنان میبایست هر روز به سرپرست خود گزارش دهند و سرپرست اغلب زمانی برای خواندن آنها ندارد، این گزارش ها را حذف کنید. کارهای ساده ای انجام دهید تا از هدر رفت زمان با ارزشتان جلوگیری کنید.

  1. آموزش و رشد کارکنان

آموزش را کم کنید یا به صورت کامل حذف نمایید، بهترین نحوه آموزش که می تواند زمان و هزینه شرکت را پس انداز کند آموزش حین کار می باشد. وادار کردن کارکنان برای یادگیری کاملا غیر موثر است بنابراین تلاش کنید آنها با راهنمایی به صورت خودکار یادبگیرند که چطور کارهایشان را اداره کنند. با این روش آنها وظایفشان را به سبک خودشان انجام می دهند. با این روش نیازی به صرف زمان و پاسخ به سوالات ساده و اصلاح خطاها نیست.

پس از آموزش پایه، آنها را تشویق کنید تا رشد خود را ادامه دهند. به آنها کمک کنید مهارت هایشان را گسترش دهند. با این کار در انتها در بلند مدت شرکت شما سود خواهد برد. روش های زیادی برای حمایت از رشد کارکنان وجود دارند: مربی خصوصی، کارگاه های عملی، دوره های آموزشی، برگزاری سمینارها، مربیگری یا حتی افزایش مسئولیت هایشان. پیشنهاد فرصت های ذکر شده به کارکنان به آنها برای بهبود بهره وریشان کمک خواهد کرد.

  1. دورکاری

اجازه دورکاری به کارکنان به نظر موثر نمیباشد، چه ضمانتی است که آنها بدون اینکه در محل کار باشند باز هم فعال باشند! اما واقعیت چیز دیگری است ، تحقیقات نشان می دهد افرادی که در خانه کار می کنند ۱۳% سازنده تر از افراد در اداره می باشد. بنابراین به کارکنانتان اجازه دهید با دورکاری زمان خود را ذخیره کنند ، بجای اینکه آنرا هدر دهند.

برای مثال: اینکه کارمند بیمار به سرکار بیاید درست تر است یا اینکه در خانه بماند و بقیه کارکنان را بیمار نکند؟ شاید او بتواند در خانه بماند و سازنده تر باشد. در صورتیکه به آنها اجازه ندهید که در خانه کار کنند ، آنها را وادار می کنید تا از مرخصی استعلاجی خود استفاده کنند و همواره به فکر دور زدن کار باشند. یا در صورتیکه آنها را وادار کنید که بجای چند ساعت ، کل روز را مرخصی بگیرند که کاملا ناموثر است.

  1. به هم دیگر بازخورد بدهید

اگر کارکنان ندانند که بهره وری ندارند ، امیدی به افزایش بهره وری کارکنان نخواهد بود. این دلیلی است برای بازنگری عملکرد آنها. پس عملکرد کارکنانتان را اندازه گیری کنید، سپس با آنها جلسات خصوصی داشته باشید و به آنها بگویید که در چه پستی عالی خواهند بود و در چه مناطقی بهتر کار خواهند کرد.

بهبود بهره وری کارکنان تنها به کار کردن بهتر آنها بازنمی گردد و بخشی از مسئولیت به مدیریت برمی گردد. پس از بازنگری کارکنان از آنها بپرسید چطور می توانید به آنها کمک کنید؟ شاید آنها راهنمایی بیشتری برای وظایف خاصی نیاز دارند و یا ترجیح می دهند فضای بیشتری برای آزادی خلاقیت داشته باشند. پرسش برای بازخورد نه تنها موجب شفافیت و کمک سریع به بهبود کارکنان می دهد، همچنین فرهنگ گفتگوی آزاد را نهادینه می کند که موجب توسعه مستمر خواهد شد.

  1. تصویر بزرگی در ذهنتان ترسیم کنید

چیزهایی که ممکن است مانند یک استفاده ناموثر از زمان در کوتاه مدت به نظر برسند ، میبایست در بلند مدت فایده آنها بررسی شود. بنابراین پیش از رد کردن از خود بپرسید که چطور موجب سودآوری شرکت من خواهد شد؟

سرمایه گذاری بر نرم افزار مدیریت منابع انسانی می تواند شرکت شما و کارکنانتان را نجات دهد. از تهیه لیست حقوق به صورت اتوماتیک، بهبود بهره وری ، کاهش ناامیدی و کمک به رشد کسب و کارتان.

 

امیدواریم با بکارگیری توصیه های بالا در کسب و کارتان ، بتوانید موجب افزایش بهره وری در سازمان خود شوید.

 پایان مطلب

 

 

 

 

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *